Change #Num! error in a report in access 2010

[montyjk01]

I have a calculated query that I have used for a report. These reports are generated for different departments, but some departments don't require the same fields. Consequently, sometimes the #Num! symbol comes up because that departments requirements are 0, thus it you can't divide 0/0. Is there a way to change the field value in the report to a 1 when that occurs?

iif([field]="#Num!", 1, [field]) but that didn't work?

[TheSmileyCoder]

I would probably modify the query instead. Could you post the SQL for the query please?

[NeoPa]

If you are ever dividing by a variable that can resolve to zero (0) then the basic trick is to test it before the division (and only ever process the division when the divisor - or number to be divided by - is other than zero). Checking the result after the code crashing is very little help.

In a query (SQL) you would use something like :

IIf([Y] = 0, 1, [X] / [Y])

NB. Please remember to include all relevant information in your question post in future. Asking a query (SQL) question without including the SQL is generally unhelpful.

[montyjk01]

Query is below. As you can see not every department requires the same information; hence it is difficult to modify the query.

SELECT [Unit HSE Statistics].[Date:]
     , ([unit hse statistics].[jsa]/[kpi targets by date and unit].[jsa]) AS JSA
     , ([unit hse statistics].[cold work permit]/[kpi targets by date and unit].[cold work permit]) AS [Cold Work Permit]
     , ([unit hse statistics].[hot work permit]/[kpi targets by date and unit].[hot work permit]) AS [Hot Work Permit]
     , ([unit hse statistics].[man rider permit]/[kpi targets by date and unit].[man rider permit]) AS [Man Rider Permit]
     , ([unit hse statistics].[live circut permit]/[kpi targets by date and unit].[live circut permit]) AS [Live Circut Permit]
     , ([unit hse statistics].[confined space permit]/[kpi targets by date and unit].[confined space permit]) AS [Confined Space Permit]
     , ([unit hse statistics].[radioactive permit]/[kpi targets by date and unit].[radioactive permit]) AS [Radioactive Permit]
     , ([unit hse statistics].[diesel transfer permit]/[kpi targets by date and unit].[diesel transfer permit]) AS [Diesel Transfer Permit]
     , ([unit hse statistics].[gas tests performed]/[kpi targets by date and unit].[gas tests performed]) AS [Gas Tests Performed]
     , ([unit hse statistics].[loto performed]/[kpi targets by date and unit].[loto performed]) AS [LOTO Performed]
     , ([unit hse statistics].[pre job meeting]/[kpi targets by date and unit].[pre job meeting]) AS [Pre Job Meeting]
     , ([unit hse statistics].[pre tour meetings]/[kpi targets by date and unit].[pre tour meetings]) AS [Pre Tour Meetings]
     , ([unit hse statistics].[weekly hse meetings]/[kpi targets by date and unit].[weekly hse meetings]) AS [Weekly HSE Meetings]
     , ([unit hse statistics].[monthly hse meetings]/[kpi targets by date and unit].[monthly hse meetings]) AS [Monthly HSE Meetings]
     , ([unit hse statistics].[safety committee meetings]/[kpi targets by date and unit].[safety committee meetings]) AS [Safety Committee Meetings]
     , ([unit hse statistics].[supervisors meeting]/[kpi targets by date and unit].[supervisors meeting]) AS [Supervisors Meeting]
     , ([unit hse statistics].[managers meeting]/[kpi targets by date and unit].[managers meeting]) AS [Managers Meeting]
     , ([unit hse statistics].[pcar closed]/[kpi targets by date and unit].[pcar open]) AS [PCAR Open]
     , ([unit hse statistics].[forklift inspections]/[kpi targets by date and unit].[forklift inspections]) AS [Forklift Inspections]
     , ([unit hse statistics].[crane inspections]/[kpi targets by date and unit].[crane inspections]) AS [Crane Inspections]
     , ([unit hse statistics].[vehicle inspections]/[kpi targets by date and unit].[vehicle inspections]) AS [Vehicle Inspections]
     , ([unit hse statistics].[camp hygiene inspections]/[kpi targets by date and unit].[camp hygiene inspections]) AS [Camp Hygiene Inspections]
     , ([unit hse statistics].[first aid inspection]/[kpi targets by date and unit].[first aid inspection]) AS [First Aid Inspection]
     , ([unit hse statistics].[ppe inspection]/[kpi targets by date and unit].[ppe inspection]) AS [PPE Inspection]
     , ([unit hse statistics].[mast inspections]/[kpi targets by date and unit].[mast inspections]) AS [Mast Inspections]
     , ([unit hse statistics].[drillers inspection]/[kpi targets by date and unit].[drillers inspection]) AS [Drillers Inspection]
     , ([unit hse statistics].[harness inspection]/[kpi targets by date and unit].[harness inspection]) AS [Harness Inspection]
     , ([unit hse statistics].[scba inspection]/[kpi targets by date and unit].[scba inspection]) AS [SCBA Inspection]
     , ([unit hse statistics].[fire extinguisher inspections]/[kpi targets by date and unit].[fire extinguisher inspections]) AS [Fire Extinguisher Inspections]
     , ([unit hse statistics].[spill kit inspection]/[kpi targets by date and unit].[spill kit inspection]) AS [Spill Kit Inspection]
     , ([unit hse statistics].[fire fighting cabinet inspection]/[kpi targets by date and unit].[fire fighting cabinet inspection]) AS [Fire Fighting Cabinet Inspection]
     , ([unit hse statistics].[fall arrestors inspection]/[kpi targets by date and unit].[fall arrestors inspection]) AS [Fall Arrestors Inspection]
     , ([unit hse statistics].[smoke detector inspection]/[kpi targets by date and unit].[smoke detector inspection]) AS [Smoke Detector Inspection]
     , ([unit hse statistics].[rig inspection]/[kpi targets by date and unit].[rig inspection]) AS [Rig Inspection]
     , ([unit hse statistics].[hse rep inspection]/[kpi targets by date and unit].[hse rep inspection]) AS [HSE Rep Inspection]
     , ([unit hse statistics].[work orders open]/[kpi targets by date and unit].[work orders open]) AS [Work Orders Open]
     , ([unit hse statistics].[work orders closed]/[kpi targets by date and unit].[work orders closed]) AS [Work Orders Closed]
     , ([unit hse statistics].[training hours]/[kpi targets by date and unit].[training hours]) AS [Training Hours]
     , ([unit hse statistics].[orientations]/[kpi targets by date and unit].[orientations]) AS Orientations
     , ([unit hse statistics].[tool box talks]/[kpi targets by date and unit].[tool box talks]) AS [Tool Box Talks]
     , ([unit hse statistics].[observation cards]/[kpi targets by date and unit].[observation cards]) AS [Observation Cards]
     , ([unit hse statistics].[bop op drills]/[kpi targets by date and unit].[bop op drills]) AS [BOP Op Drills]
     , ([unit hse statistics].[emergency drills]/[kpi targets by date and unit].[emergency drills]) AS [Emergency Drills]
     , ([unit hse statistics].[waste disposal tickets]/[kpi targets by date and unit].[waste disposal tickets]) AS [Waste Disposal Tickets]
FROM   [Unit HSE Statistics]
     , [KPI Targets by Date and Unit];

[NeoPa]

As I see nothing that indicates it would be related to any department I fail to see what you say. However, although it's quite messy, one can make the changes :

SELECT tUnit.[Date:]
     , IIf(tKPI.[jsa]=0,1,
           tUnit.[jsa]/tKPI.[jsa]) AS JSA
     , IIf(tKPI.[cold work permit]=0,1,
           tUnit.[cold work permit]/tKPI.[cold work permit]) AS [Cold Work Permit]
     , IIf(tKPI.[hot work permit]=0,1,
           tUnit.[hot work permit]/tKPI.[hot work permit]) AS [Hot Work Permit]
     , IIf(tKPI.[man rider permit]=0,1,
           tUnit.[man rider permit]/tKPI.[man rider permit]) AS [Man Rider Permit]
     , IIf(tKPI.[live circut permit]=0,1,
           tUnit.[live circut permit]/tKPI.[live circut permit]) AS [Live Circut Permit]
     , IIf(tKPI.[confined space permit]=0,1,
           tUnit.[confined space permit]/tKPI.[confined space permit]) AS [Confined Space Permit]
     , IIf(tKPI.[radioactive permit]=0,1,
           tUnit.[radioactive permit]/tKPI.[radioactive permit]) AS [Radioactive Permit]
     , IIf(tKPI.[diesel transfer permit]=0,1,
           tUnit.[diesel transfer permit]/tKPI.[diesel transfer permit]) AS [Diesel Transfer Permit]
     , IIf(tKPI.[gas tests performed]=0,1,
           tUnit.[gas tests performed]/tKPI.[gas tests performed]) AS [Gas Tests Performed]
     , IIf(tKPI.[loto performed]=0,1,
           tUnit.[loto performed]/tKPI.[loto performed]) AS [LOTO Performed]
     , IIf(tKPI.[pre job meeting]=0,1,
           tUnit.[pre job meeting]/tKPI.[pre job meeting]) AS [Pre Job Meeting]
     , IIf(tKPI.[pre tour meetings]=0,1,
           tUnit.[pre tour meetings]/tKPI.[pre tour meetings]) AS [Pre Tour Meetings]
     , IIf(tKPI.[weekly hse meetings]=0,1,
           tUnit.[weekly hse meetings]/tKPI.[weekly hse meetings]) AS [Weekly HSE Meetings]
     , IIf(tKPI.[monthly hse meetings]=0,1,
           tUnit.[monthly hse meetings]/tKPI.[monthly hse meetings]) AS [Monthly HSE Meetings]
     , IIf(tKPI.[safety committee meetings]=0,1,
           tUnit.[safety committee meetings]/tKPI.[safety committee meetings]) AS [Safety Committee Meetings]
     , IIf(tKPI.[supervisors meeting]=0,1,
           tUnit.[supervisors meeting]/tKPI.[supervisors meeting]) AS [Supervisors Meeting]
     , IIf(tKPI.[managers meeting]=0,1,
           tUnit.[managers meeting]/tKPI.[managers meeting]) AS [Managers Meeting]
     , IIf(tKPI.[pcar open]=0,1,
           tUnit.[pcar closed]/tKPI.[pcar open]) AS [PCAR Open]
     , IIf(tKPI.[forklift inspections]=0,1,
           tUnit.[forklift inspections]/tKPI.[forklift inspections]) AS [Forklift Inspections]
     , IIf(tKPI.[crane inspections]=0,1,
           tUnit.[crane inspections]/tKPI.[crane inspections]) AS [Crane Inspections]
     , IIf(tKPI.[vehicle inspections]=0,1,
           tUnit.[vehicle inspections]/tKPI.[vehicle inspections]) AS [Vehicle Inspections]
     , IIf(tKPI.[camp hygiene inspections]=0,1,
           tUnit.[camp hygiene inspections]/tKPI.[camp hygiene inspections]) AS [Camp Hygiene Inspections]
     , IIf(tKPI.[first aid inspection]=0,1,
           tUnit.[first aid inspection]/tKPI.[first aid inspection]) AS [First Aid Inspection]
     , IIf(tKPI.[ppe inspection]=0,1,
           tUnit.[ppe inspection]/tKPI.[ppe inspection]) AS [PPE Inspection]
     , IIf(tKPI.[mast inspections]=0,1,
           tUnit.[mast inspections]/tKPI.[mast inspections]) AS [Mast Inspections]
     , IIf(tKPI.[drillers inspection]=0,1,
           tUnit.[drillers inspection]/tKPI.[drillers inspection]) AS [Drillers Inspection]
     , IIf(tKPI.[harness inspection]=0,1,
           tUnit.[harness inspection]/tKPI.[harness inspection]) AS [Harness Inspection]
     , IIf(tKPI.[scba inspection]=0,1,
           tUnit.[scba inspection]/tKPI.[scba inspection]) AS [SCBA Inspection]
     , IIf(tKPI.[fire extinguisher inspections]=0,1,
           tUnit.[fire extinguisher inspections]/tKPI.[fire extinguisher inspections]) AS [Fire Extinguisher Inspections]
     , IIf(tKPI.[spill kit inspection]=0,1,
           tUnit.[spill kit inspection]/tKPI.[spill kit inspection]) AS [Spill Kit Inspection]
     , IIf(tKPI.[fire fighting cabinet inspection]=0,1,
           tUnit.[fire fighting cabinet inspection]/tKPI.[fire fighting cabinet inspection]) AS [Fire Fighting Cabinet Inspection]
     , IIf(tKPI.[fall arrestors inspection]=0,1,
           tUnit.[fall arrestors inspection]/tKPI.[fall arrestors inspection]) AS [Fall Arrestors Inspection]
     , IIf(tKPI.[smoke detector inspection]=0,1,
           tUnit.[smoke detector inspection]/tKPI.[smoke detector inspection]) AS [Smoke Detector Inspection]
     , IIf(tKPI.[rig inspection]=0,1,
           tUnit.[rig inspection]/tKPI.[rig inspection]) AS [Rig Inspection]
     , IIf(tKPI.[hse rep inspection]=0,1,
           tUnit.[hse rep inspection]/tKPI.[hse rep inspection]) AS [HSE Rep Inspection]
     , IIf(tKPI.[work orders open]=0,1,
           tUnit.[work orders open]/tKPI.[work orders open]) AS [Work Orders Open]
     , IIf(tKPI.[work orders closed]=0,1,
           tUnit.[work orders closed]/tKPI.[work orders closed]) AS [Work Orders Closed]
     , IIf(tKPI.[training hours]=0,1,
           tUnit.[training hours]/tKPI.[training hours]) AS [Training Hours]
     , IIf(tKPI.[orientations]=0,1,
           tUnit.[orientations]/tKPI.[orientations]) AS Orientations
     , IIf(tKPI.[tool box talks]=0,1,
           tUnit.[tool box talks]/tKPI.[tool box talks]) AS [Tool Box Talks]
     , IIf(tKPI.[observation cards]=0,1,
           tUnit.[observation cards]/tKPI.[observation cards]) AS [Observation Cards]
     , IIf(tKPI.[bop op drills]=0,1,
           tUnit.[bop op drills]/tKPI.[bop op drills]) AS [BOP Op Drills]
     , IIf(tKPI.[emergency drills]=0,1,
           tUnit.[emergency drills]/tKPI.[emergency drills]) AS [Emergency Drills]
     , IIf(tKPI.[waste disposal tickets]=0,1,
           tUnit.[waste disposal tickets]/tKPI.[waste disposal tickets]) AS [Waste Disposal Tickets]
FROM   [Unit HSE Statistics] AS tUnit
     , [KPI Targets by Date and Unit] AS tKPI