Access 2003: Converting .snp files to .pdf files

[LAB]

I'm using an app designed in Access 2003 which exports a report into a .snp file. We are manually converting the snp files into pdf. I'll looking for away to convert the files from snp to pdf automatically via Access. I believe the Adobe Distiller linked to Access would automate this for us but I do not know how to link Access to the Distiller so a pdf is created. Does anyone know how to do this?

Thanks
Lisa

[MMcCarthy]

Hi Lisa

Try this website. I haven't tried it but Stephen Lebans code is usually very good.

http://www.lebans.com/reporttopdf.htm

[pks00]

Hi Lisa

What I have used successfully in the past is PDF995. I have vba code that allows you to print your report as PDF using PDF995

Add the following to a module, note u would need to tweak this to reflect the path where you have installed it - read the comments within the procedure called pdfwrite
i.e.
'***** IMPORTANT - SEE THIS *****
' set the location of the PDF995.ini and the pdfsync files
iniFileName = "C:\Program Files\pdf995\res\pdf995.ini"

 
'Read INI settings
Declare Function GetPrivateProfileString Lib "kernel32" Alias _
   "GetPrivateProfileStringA" (ByVal lpApplicationName As String, _
   ByVal lpKeyName As Any, ByVal lpDefault As String, _
   ByVal lpReturnedString As String, ByVal nSize As Long, _
   ByVal lpFileName As String) As Long
 
'Write settings
Declare Function WritePrivateProfileString Lib "kernel32" Alias _
   "WritePrivateProfileStringA" (ByVal lpApplicationName As String, _
   ByVal lpKeyName As Any, ByVal lpString As Any, _
   ByVal lpFileName As String) As Long
 
Declare Sub Sleep Lib "kernel32" (ByVal dwMilliseconds As Long)
 
Sub pdfwrite(reportname As String, destpath As String, Optional strcriteria As String)
 
    ' Runs an Access report to PDF995 to create a pdf file from the report.
    ' Input parameters are the name of the report within the current database,
    ' the path for the output file, and an optional criteria for the report
 
    ' Be sure to check that the "Generating PDF CS" setting in pdfsync.ini is set to 0
    ' when pdf995 is idle. This codes uses that as a completion flag as it seems to be
    ' the most reliable indication that PDF995 is done writing the pdf file.
 
 
    ' Note: The application.printer object is not valid in Access 2000
    ' and earlier. In that case, set the printer in the report to pdf995
    ' and comment out the references herein to the application.printer
 
    Dim syncfile As String, maxwaittime As Long
    Dim iniFileName As String, tmpPrinter As Printer
    Dim outputfile As String, X As Long
    Dim tmpoutputfile As String, tmpAutoLaunch As String
 
'***** IMPORTANT - SEE THIS *****
    ' set the location of the PDF995.ini and the pdfsync files
    iniFileName = "C:\Program Files\pdf995\res\pdf995.ini"
    syncfile = "c:\documents and settings\all users\application data\pdf995\pdfsync.ini"
 
    ' build the output file name from the path parameter and the report name
    If Mid(destpath, Len(destpath), 1) <> "\" Then destpath = destpath & "\"
    outputfile = destpath & reportname & ".pdf"
 
    ' PDF995 operates asynchronously. We need to determine when it is done so we can
    ' continue. This is done by creating a file and having PDF995 delete it using the
    ' ProcessPDF parameter in its ini file which runs a command when it is complete.
 
    ' save current settings from the PDF995.ini file
    tmpoutputfile = ReadINIfile("PARAMETERS", "Output File", iniFileName)
    tmpAutoLaunch = ReadINIfile("PARAMETERS", "Autolaunch", iniFileName)
 
    ' remove previous pdf if it exists
    On Error Resume Next
    Kill outputfile
    On Error GoTo Cleanup
 
    ' setup new values in PDF995.ini
    X = WritePrivateProfileString("PARAMETERS", "Output File", outputfile, iniFileName)
    X = WritePrivateProfileString("PARAMETERS", "AutoLaunch", "0", iniFileName)
 
    ' change the default printer to PDF995
    ' if running on Access 2000 or earlier, comment out the next two lines
    Set tmpPrinter = Application.Printer
    Application.Printer = Application.Printers("PDF995")
 
    'print the report
    DoCmd.OpenReport reportname, acViewNormal, , strcriteria
 
    ' cleanup delay to allow PDF995 to finish up. When flagfile is nolonger present, PDF995 is done.
    Sleep (10000)
    maxwaittime = 300000 'If pdf995 isn't done in 5 min, quit anyway
    Do While ReadINIfile("PARAMETERS", "Generating PDF CS", syncfile) = "1" And maxwaittime > 0
        Sleep (10000)
        maxwaittime = maxwaittime - 10000
    Loop
 
    ' restore the original default printer and the PDF995.ini settings
Cleanup:
    Sleep (10000)
    X = WritePrivateProfileString("PARAMETERS", "Output File", tmpoutputfile, iniFileName)
    X = WritePrivateProfileString("PARAMETERS", "AutoLaunch", tmpAutoLaunch, iniFileName)
    X = WritePrivateProfileString("PARAMETERS", "Launch", "", iniFileName)
    On Error Resume Next
 
    ' if running on Access 2000 or earlier, comment out the next line
    Application.Printer = tmpPrinter
 
End Sub
 
Function ReadINIfile(sSection As String, sEntry As String, sFileName As String) As String
 
    Dim X As Long
    Dim sDefault As String
    Dim sRetBuf As String, iLenBuf As Integer
    Dim sValue As String
 
    'Six arguments
    'Explanation of arguments:
    'sSection: ini file section (always between brackets)
    'sEntry : word on left side of "=" sign
    'sDefault$: value returned if function is unsuccessful
    'sRetBuf$ : the value you're looking for will be copied to this buffer string
    'iLenBuf% : Length in characters of the buffer string
    'sFileName: Path to the ini file
 
    sDefault$ = ""
    sRetBuf$ = String$(256, 0)   '256 null characters
    iLenBuf% = Len(sRetBuf$)
    X = GetPrivateProfileString(sSection, sEntry, _
               sDefault$, sRetBuf$, iLenBuf%, sFileName)
    ReadINIfile = Left$(sRetBuf$, X)
 
End Function
 
 
 

Now to call it, just call pdfwrite
eg pass in report name and folder where u want it dumped to

pdfwrite "Report1", "c:\myreports"